Τα emails μικραίνουν τη ζωή σου και οι έρευνες το αποδεικνύουν. Ξέρεις πόσες ώρες σπαταλάς κάθε μέρα τσεκάροντας τα emails σου; Πώς να διαχειριστείς τα emails σου όταν η καθημερινότητά σου τρέχει κι εσύ δεν προλαβαίνεις;
Σύμφωνα με μια ανάλυση από το McKinsey, ο μέσος όρος των επαγγελματιών σπαταλούν περίπου το 28% της δουλειάς τους, διαβάζοντας και απαντώντας στα emails. Πώς να διαχειριστείς τα emails σου; Κατά μέσο όρο ένας εργαζόμενος στην Αμερική σπαταλά 2.6 ώρες την ημέρα και λαμβάνει περίπου 120 μηνύματα.
2.6 ώρες ΚΑΘΕ μέρα δεν είναι και λίγες. Οι ειδικοί, όμως, έχουν βρεις τρόπους για να μειώσεις αυτόν τον χρόνο και να κερδίσεις περισσότερη ζωή τελικά!
Υπάρχουν διαφορετικές κατηγορίες ανθρώπων. Αυτοί που ποτέ δεν έχουν κανένα email και τα inboxes είναι καθαρά και περιποιημένα. Αυτοί βλέπουν τα emails να έρχονται και τα αφήνουν στα inboxes. Και αυτοί που απλώς τα τσεκάρουν λιγότερο συχνά.
Η εταιρία Zarvana που εξετάζει πώς να κερδίσεις χρόνο και σου δίνει σημαντικές πρακτικές, βρήκε τον τρόπο να σπαταλάς λιγότερες ώρες και να είναι αποτελεσματικές. Και μπορείς να τσεκάρεις και να τακτοποιείς τα ίδια emails στο μισό χρόνο.
Πώς να διαχειριστείς τα emails σου; Οι λάθος πρακτικές και οι… διορθώσεις
Τσεκάρεις ξανά και ξανά και σπαταλάς 21 λεπτά κάθε μέρα
Κατά μέσο όρο, ο κάθε εργαζόμενος τσεκάρει τα emails του 15 φορές την ημέρα ή κάθε 37 λεπτά. Απαντούν, όμως, οι περισσότεροι άνθρωποι μέσα σε αυτό το διάστημα; Όχι. Στην πραγματικότητα μόνο το 11% των υπαλλήλων και 8% των συναδέλφων περιμένουν μια απάντηση σε λιγότερο από μια ώρα.
Αλλά περίπου το 40% των ανθρώπων απαντούν μέσα σε μια ώρα. Άρα γιατί να τσεκάρεις τα emails σου κάθε μισή ώρα;
Αν τα τσεκάρεις κάθε μισή ώρα, τότε αυτή η διακοπή από τη δουλειά σου σε επηρεάζει καθώς χρειάζεται από 23 λεπτά για να μπορείς να επιστρέψεις στη δουλειά και να ξεκινήσεις από εκεί που την άφησες.
Όσο σκέφτεσαι το Task A ενώ προσπαθείς να κάνεις το Task B, δεν α μπορείς να κάνεις κανένα από τα δύο με επιτυχία.
Η λύση είναι απλή. Απενεργοποίησε τις ειδοποιήσεις και προγραμμάτισε (περίπου 5 με 8 λεπτά) κάθε ώρα να τσεκάρεις τα emails σου.
Με γεμάτα τα εισερχόμενα σπαταλάς 27 λεπτά κάθε μέρα
Πολλοί θεωρούν πως δεν χρειάζεται να διαγράφεις τα εισερχόμενα, αφού με την αναζήτηση μπορείς εύκολα να βρεις το email που θέλεις. Και έχουν ένα δίκιο σε αυτό αλλά τα γεμάτα εισερχόμενα μας τρώνε χρόνο.
Όταν έχουμε πολλά μηνύματα στα εισερχόμενα, τότε πέφτουμε στην παγίδα και διαβάζουμε τα ίδια μηνύματα ξανά και ξανά. Κατά μέσο όρο, οι επαγγελματίες έχουν περισσότερα από 200 emails στα εισερχόμενα και λαμβάνουν 120 νέα emails κάθε μέρα αλλά απαντούν μόνο στο 25% αυτών. Κι αν οι άνθρωποι τσεκάρουν τα inboxes κάθε 15 λεπτά την ημέρα τότε σπαταλούν 4 δευτερόλεπτα κοιτώντας κάθε email ξανά και διαβάζοντας πάλι μόνο το 10% αυτών. Κι έτσι σπαταλούν 26 λεπτά κάθε μέρα.
Μπορείς να τα αρχειοθετείς τα emails ή να τα διαγράφεις ή να τα βάζεις σε ένα to-do list, όταν δεν απαιτούν μια άμεση απάντηση.
Χρησιμοποιείς φακέλους για να οργανώσεις τα emails σου και σπαταλάς 14 λεπτά κάθε μέρα
Το να χρησιμοποιείς τους φακέλους για να οργανώσεις και να βρεις τα emails σου, σε κάνει να χάνεις 14 λεπτά κάθε μέρα. Επειδή οι επαγγελματίες αργούν να απαντήσει στο 37% των περιστάσεων.
Οι περισσότεροι άνθρωποι δημιουργούν διαφορετικούς φακέλους στα emails τους και στην αρχειοθέτησή τους. Κατά μέσο όρο, οι άνθρωποι δημιουργούν έναν νέο φάκελο κάθε 5 μέρες και χρησιμοποιούν περίπου 37 φακέλους.
Αλλά με αυτήν την προσέγγιση, το να κλικάρεις κάθε φάκελο για να βρεις αυτό που θέλεις, τότε αργείς κατά 9% πιο πολύ ψάχνοντας ή 50% πιο αργά ψάχνοντας στην γενική αναζήτηση.
Διαβάζεις άσχετα emails και σπαταλάς 8 λεπτά κάθε μέρα
Σύμφωνα με τα δεδομένα από το Sanebox, το 62% όλων των email δεν είναι σημαντικό ενώ μπορεί να είναι και spam. Και όταν προσπαθείς να τα διαβάσεις και να τα ξεκαθαρίσεις, χάνεις χρόνο. Ο μέσος άνθρωπος ανοίγει το 20% άσχετων emails, για παράδειγμα newsletters και σπαταλά 15 με 20 δευτερόλεπτα κάθε φορά για να τα διαβάζει.
Ακόμη και για να διαγράψεις αυτά τα emails χάνεις χρόνο και γι’ αυτό είναι σημαντικό να κάνεις unsubscribe και να μπλοκάρεις τα emails που δεν θέλεις να σου έρχονται.
Αυτές οι πρακτικές είναι σημαντικές και θα σε γλιτώσουν από πολύ χρόνο και κόπο!
Συνοψίζοντας:
Απενεργοποίησε τις ειδοποιήσεις και τσέκαρε τα emails κάθε μια ώρα
Μετακίνησε κάθε email μακριά από τα εισερχόμενα αφού το διάβασες την πρώτη φορά
Χρησιμοποίησε την αναζήτηση σωστά για να βρεις ένα email
Καλύτερα να έχεις δύο φακέλους και χρησιμοποίησε τις συντομεύσεις για να αρχειοθετήσεις εκεί τα emails σου
Απόφυγε τα spam και τα emails που δεν σε ενδιαφέρουν